15 slimme tips voor OneNote

21 oktober 2017 Andries Smit Persberichten 0

Vaarwel notitieschriftje, hallo digitaal notitieboekje! Met deze 15 slimme tips voor OneNote kun je je gedachten, takenlijstjes, notities en andere aantekeningen nog beter organiseren. Want met het gratis OneNote biedt Microsoft je een fraaie oplossing om onderweg of thuis makkelijk notities te maken of informatie te bewaren.

Over OneNote

Heb je nog niet eerder gewerkt met OneNote? De werking verschilt niet heel veel van wat je gewend bent van het traditionele notitieboekje. In OneNote organiseer je informatie in één of meerdere Notitieblokken. Zo’n notitieblok is onderverdeeld in Secties (tabbladen) en elke sectie bevat Pagina’s en Subpagina’s. Deze bevatten alle informatie die je verzamelt, opkrabbelt of plakt. Niet alleen tekst en plaatjes maar ook tabellen, audio, video, links en zelfs bestanden. En omdat OneNote al deze info via OneDrive synchroniseert, heb je op elk apparaat altijd de laatste versie direct binnen handbereik.

1 Webnotities slimmer bewaren

Door de vele verbeteringen is de Egde-browser van Microsoft bezig met een opmars. Eén van de handige functies van deze browser is de mogelijkheid om, met behulp van het icoon met het pennetje rechtsboven, webnotities te maken. Je kunt dan bijvoorbeeld tekst op een webpagina markeren en notities of een tekening toevoegen en die opslaan. Je kunt daarbij kiezen om je notitie te bewaren in je Favorieten, Leeslijst of direct door te sturen naar OneNote.

Gebruik Webnotities om gevonden informatie direct in OneNote te bewaren.

2 Terug in de tijd

Gebruik je OneNote om bijvoorbeeld aan een manuscript te werken of werk je samen met andere mensen aan notities? In dat geval kan het voorkomen dat je wilt terugzien welke aanpassingen (revisies) er in het verleden aan een bepaalde pagina in OneNote hebben plaatsgevonden. In OneNote krijg je deze te zien door met de rechtermuisknop op een pagina te klikken en in het menu dat verschijnt te kiezen voor Paginaversies. In OneNote 2016 heet dit Paginaversies weergeven. Je krijgt aan de rechterkant een overzicht van alle oudere versies van die betreffende pagina.

3 Spraaknotities maken

In alle versies van OneNote kun je audio-opnames maken. Zeker bij de mobiele versie is dit handig omdat het schrijven van notities hier vaak een stuk langzamer gaat dan wanneer je hiervoor je pc of laptop gebruikt. Ga voor het maken van een audio-opname eerst naar de pagina waar je deze in wilt opnemen (of maak een nieuwe pagina aan). Ga vervolgens naar het tabblad Invoegen en gebruik de knop met microfoontje om een opname te starten. Opnames worden netjes met tijdstip en datum bewaard.

De opnamefunctie van OneNote beschikt zelfs over een mogelijkheid om de opname tijdelijk te pauzeren.

4 Gewiste notities terughalen

Heb je – al dan niet expres – een pagina of notitie in OneNote verwijderd? Er is een mogelijkheid om deze weer boven water te krijgen. In OneNote 2016 ga je hiervoor naar het onderdeel Geschiedenis en klik je op Prullenbak voor notitieblok. Je krijgt nu een overzicht van alle notities die uit het betreffende notitieboek hebt verwijderd. In OneNote kun je deze functie oproepen door te kiezen voor Beeld en daarna te klikken op Verwijderde notities.

5 Back-uppen

Gebruik je OneNote 2016? Dan worden er standaard elke week back-ups gemaakt van al je notitieboeken. Het is mogelijk om deze interval aan te passen en de locatie van de back-ups te wijzigen, en om handmatig een back-up te maken. Ga hiervoor naar Bestand en kies Opties / Opslaan en back-up maken. Je krijgt nu een overzicht te zien van alle instellingen die betrekking hebben op het maken van automatisch reservekopieën. Met de knop Nu een back-up maken van alle notitieblokken maak je handmatig een kopie. Een back-up terugzetten gaat via Bestand / Info en de knop Back-up openen aan de rechterkant.

Zorg dat je bij een calamiteit geen gegevens verliest.

6 Notities toegankelijker maken

OneNote (maar niet OneNote 2016) biedt de mogelijkheid om een bepaalde pagina of notitie uit je notitieblokken vast te maken aan het startmenu van Windows. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op de betreffende pagina in OneNote en kies uit het menu dat verschijnt voor Vastmaken aan Startscherm. Nadat je hebt bevestigt dat je dit wilt, wordt er een tegel voor die notitie aangemaakt in het startmenu van Windows.

7 Notities dokken

OneNote 2016 heeft een handige functie waarbij je notitie helemaal aan de rechterkant van het scherm komt te staan en alle overbodige toeters en bellen verdwijnen. Andere vensters zullen niet over OneNote heen worden geplaatst, zelfs niet wanneer ze worden gemaximaliseerd. Het is vooral handig als je informatie op internet verzamelt, bijvoorbeeld voor een vakantie. Om een notitie te ‘dokken’, gebruik je de toetsencombinatie Ctrl+Alt+D of ga je in OneNote 2016 naar Beeld / Dokken op bureaublad.

Door notities tijdelijk te ‘dokken’ kun je bijvoorbeeld tijdens onderzoek direct notities maken.

8 E-mails naar OneNote

Wil je de inhoud van een mail bewaren in OneNote? Het is niet langer nodig om deze te knippen en te plakken, iets dat met name op mobiele apparaten erg onhandig is. OneNote is namelijk in staat om je e-mail te ontvangen, mits je dat betreffende e-mailadres hiervoor toestemming hebt gegeven en het een mailadres is dat is gekoppeld aan je Microsoft-account. Ga hiervoor naar www.onenote.com/emailsettings. Stuur vervolgens vanaf dit mailadres een bericht naar me@onenote.com en de inhoud wordt automatisch als pagina aan het standaard notitieblok toegevoegd onder de sectie Losse notities. Gebruik @[naamsectie] in de onderwerpregel om de inhoud in een andere sectie op te nemen.

9 Notities vanuit Outlook

Gebruik je voor het afhandelen van je e-mail de laatste versie van Outlook? Dan zie je onder de werkbalk Start een OneNote-pictogram staan. Wanneer je hierop klikt kun je direct één of meerdere e-mailberichten naar OneNote overzetten. Je zult het OneNote-pictogram overigens op meerdere plekken in Outlook en andere MS Office-toepassingen terugvinden. Vaak krijg je een tooltip te zien wanneer je er met de muis overheen gaat.

Met een druk op de knop wordt de inhoud van een mail omgezet naar een notitie in OneNote.

10 Koppelingen gebruiken

Je kunt allerlei bestanden toevoegen aan OneNote, maar het synchroniseren van je notitieblokken zal er niet sneller door gaan. We raden je daarom aan om zo veel mogelijk gebruik te maken van Koppelingen. Zowel bij OneNote als OneNote 2016 doe je dit met behulp van de toetscombinatie Ctrl+K. Bij OneNote 2016 verschijnt dan een handige pop-up waarin je het webadres kunt plakken, een koppeling kunt aanbrengen naar een andere pagina in één van je notitieblokken en een pictogram waarmee je gewoon kunt bladeren naar bestanden.

11 OneNote en Office Lens

Voor Android, iOS en Windows heeft Microsoft de handige gratis app Office Lens ontwikkeld. Dit is een soort scanner waarmee je documenten kunt digitaliseren, waarbij het perspectief automatisch wordt gecorrigeerd. Die scans kun je direct opslaan in één van je OneNote-notitieboeken.

12 Snelle kantlijnnotitie

OneNote 2016 beschikt over een leuk extraatje: kantlijnnotities. Het zorgt ervoor dat je snel aantekeningen kunt maken, zelfs wanneer je OneNote niet hebt geopend. Gebruik in Windows de combinatie Windows-toets+N en verschijnt een PostIt-achtig notitieblaadje. Gebruik deze toetsencombinatie nogmaals om een andere aantekening te kunnen maken. Alle kantlijnnotities worden automatisch bewaard in de sectie Losse notities van je standaard notitieblok.

Gebruik OneNote om razendsnel kantlijnnotities te maken wanneer je even snel wat moet opkrabbelen.

13 Plaatjes doorzoekbaar maken

Vind je een plaatje of maak je een screenshot (Windows-toets+Shift+S in OneNote) met hierin tekst die je graag aan een notitie wilt toevoegen? OneNote herkent zelf tekst in afbeeldingen en maakt deze doorzoekbaar. Je kunt dit ook handmatig in gang zetten door met de rechtermuisknop op een in OneNote geplakte afbeelding te klikken en te kiezen voor Tekst in afbeelding doorzoekbaar maken. Slaat OneNote de plank mis? Stel dan een andere taal in.

14 OneNote-sneltoetsen

OneNote ondersteunt de standaard-sneltoetsen die je wel kent uit andere Office- en Windows-programma’s. Er zijn ook nog wat sneltoetsen die specifiek betrekking hebben op OneNote. De belangrijkste:

Ctrl+N Nieuwe pagina onderaan de huidige sectie

Ctrl+Alt+N Nieuwe pagina onder de huidige pagina

Ctrl+Shift+Alt+N Nieuwe subpagina

Ctrl+Alt+] Maak van huidige pagina een subpagina

Ctrl+Alt+[ Maak van huidige subpagina een pagina

Ctrl+Shift+M Toon een klein notitievenster

Ctrl+Shift+E Verstuur pagina als e-mail

Ctrl+. Maak lijst met opsommingstekens

Ctrl+/ Maak genummerde lijst

Ctrl+1 Begin een afvinkbare takenlijst

Ctrl+2 Maak lijst met belangrijke punten (met ster)

Ctrl+3 Noteer een belangrijke vraag (voorzien van vraagteken)

15 Migreren naar OneNote

Gebruik je nu EverNote, wil je over naar OneNote, maar wil je wel je aantekeningen meenemen? Microsoft schiet je te hulp met een speciale OneNote Importer die het migreren voor je uit handen neemt. Dit gratis tooltje werkt voor Windows en Mac.

Overstappen naar OneNote gaat een stuk eenvoudiger met de OneNote Importer.

Bron: ComputerTotaal